העלאת החשבונית הראשונה
קריאה של 6 דקות
שלוש דרכים להכניס חשבוניות ל-InvoLoops — גרירה, עמוד העלאה והעברת מייל — מה לצפות מהחילוץ ולאן הקבצים מגיעים.
איך העלאות עובדות
כל העלאה הופכת למשימת עיבוד. InvoLoops שומר את הקובץ באחסון אובייקטים, מפצל קבצי PDF מרובי-עמודים לחשבוניות נפרדות כשהוא מזהה הפרדה, מפעיל חילוץ טקסט (ובמידת הצורך חילוץ ויזואלי), ולבסוף מעביר כל חשבונית לתור Pending עם ניקוד ביטחון לכל שדה.
עמוד ההעלאה
פתח את Upload מהתפריט העליון. תראה שלושה כרטיסים זה מעל זה: • Email Forwarding — כתובת המייל האישית שלך לחשבוניות. העבר אליה כל מייל מספק וקובץ ה-PDF המצורף (או גוף הודעה מנותח) ייקלט כאילו העלית אותו. • Upload Files — אזור גרירה לקבצי PDF ותמונות. לחץ כדי לפתוח חלון בחירת קובץ, או גרור ישירות לכרטיס. • Recently Processed — עשר ההעלאות האחרונות עם תגי סטטוס וקישורים מהירים.
גרירה ושחרור מכל מקום
אינך חייב להיות בעמוד ההעלאה. גרור PDF לכל מסך במעטפת ההוצאות — Dashboard, Invoices, Vendors, כל מקום — ויופיע אזור שחרור על מסך מלא. שחרר כדי להתחיל בהעלאה. אפשר לגרור כמה קבצים בו-זמנית. כל אחד הופך למשימת עיבוד נפרדת.
פורמטים ואיכות
התוצאות הטובות ביותר: • קבצי PDF מבוססי-טקסט (כל מה שמיוצא מתוכנת הנהלת חשבונות או חיוב). • PDF עם חשבונית בודדת. PDF רב-עמודי עם כמה חשבוניות מפוצל היוריסטית — בדוק כל אחת ב-Pending. • תמונות או סריקות ברורות ומוארות של חשבוניות נייר. החילוץ עדיין רץ על תמונות, אך מסתמך על ראייה ולא על שכבת הטקסט — איטי יותר וקצת פחות מדויק. גודל מקסימלי וסוגי קבצים נאכפים בשרת; קבצים גדולים מדי נדחים עם הודעת שגיאה ברורה לפני שהעיבוד מתחיל.
הכרטיס Recently Processed
הכרטיס התחתון בעמוד ההעלאה מציג עד עשר ההעלאות האחרונות. כל שורה מציגה שם קובץ, ספק מוצע, תאריך החשבונית, סכום ומטבע, ותג סטטוס: • Processing (אפור) — החילוץ עדיין רץ. • Pending (כתום) — חולץ; ממתין לאישור שלך. לחיצה תקפיץ לתור Pending. • Approved (ירוק) — כבר אושר ונקלט.
מה קורה אחרי ההעלאה
העלאות מוצלחות נוחתות ב-Pending עם כל השדות שחולצו ממולאים. מופיע ניקוד ביטחון ליד כל שדה — כל שדה מתחת לסף מסומן. אישור מעביר את החשבונית לספר החשבונות, או שאפשר לערוך לפני האישור. אם החילוץ לא הצליח לקרוא מספיק שדות, החשבונית עדיין נשמרת אבל מסומנת כ-Unlinked. השתמש במסנן הספקים בעמוד Pending כדי למצוא את אלו ולסיים אותן ידנית.
מוכנים לראות את זה בפעולה?
גלו את InvoLoops Insights