אישור חשבוניות בתור Pending
קריאה של 6 דקות
סיור בכל פקד בעמוד Pending — מסנן הספק, מסנן ה-Unlinked, פעולות פר-כרטיס (אישור, דחייה, דילוג, החלפת ספק), אישור אצווה, חילוץ מחדש ועימוד.
למה Pending
Pending הוא שלב הבדיקה האנושית. כל חשבונית שעולה מגיעה לכאן עם השדות שחולצו וניקוד ביטחון. שום דבר לא משפיע על ה-Dashboard, הגרפים או דוחות הכנסה/רווח עד שאתה מאשר אותה מהתור הזה. המספר על תג ה-Pending בתפריט הוא מספר החשבוניות שלא אושרו.
כותרת Pending
הכותרת מציגה אייקון שעון, את הכותרת "Pending Invoices", תת-כותרת קצרה ותג כמות כולל. מימין שני פקדים: • מסנן ספק — ברירת מחדל "All Vendors". הדרופדאון כולל גם ערך "Unlinked" שמציג חשבוניות שהחילוץ לא הצליח להתאים לאף רשומת ספק. • פקדי גודל עמוד ועימוד (בתחתית הרשימה) — 20 חשבוניות לעמוד כברירת מחדל.
קריאת כרטיס Pending
כל חשבונית מוצגת ככרטיס. מלמעלה למטה: • Vendor — דרופדאון להחלפת ספק או לבחירת ספק לחשבוניות לא מקושרות. הקלד לחיפוש; אפשר ליצור ספק חדש בשורה. • תאריך החשבונית — לעריכה. • סכום, מטבע ומע"מ — לעריכה; מתחשבים מחדש כשמשנים ערכים. • מספר חשבונית, סוג ותיאור — שדות טקסט חופשי. • שורת ביטחון — ניקוד ביטחון כולל ושיטת החילוץ (text, vision או LLM). • תצוגה מקדימה של ה-PDF — לחיצה פותחת את הקובץ המקור בחלונית צד.
פעולות פר-כרטיס
בתחתית כל כרטיס: • Save — שמירת עריכות בלי אישור. • Approve — מעביר את החשבונית לספר החשבונות ומסיר אותה מ-Pending. • Reject — מסמן את ההעלאה כלא-חשבונית ומסתיר מהגרפים. • Regenerate — מריץ חילוץ מחדש על קובץ המקור (שימושי אחרי עריכת כללי ספק). • Split — לקבצי PDF רב-חשבוניות, פיצול המקור לכמה רשומות. • Skip — השאר ב-Pending והמשך הלאה.
פעולות אצווה
סמן כמה כרטיסים בתיבת הסימון בפינה השמאלית-עליונה של כל כרטיס. סרגל פעולות אצווה יופיע מעל הרשימה עם: • Approve Selected — מאשר את כל הכרטיסים המסומנים בפעולה אחת. • Regenerate Extraction — מריץ AI מחדש על כל הכרטיסים המסומנים (איטי לאצוות גדולות). • Reject Selected — דחיית אצווה של פריטים שאינם חשבוניות. השתמש ב-"Select all on page" כדי לסמן את כל מה שגלוי.
טיפול בחשבוניות לא מקושרות
הגדר את מסנן הספק ל-"Unlinked" כדי להתמקד בחשבוניות שה-AI לא הצליח להתאים. לכל אחת, בחר את הספק הנכון מהדרופדאון (או צור חדש), ואז אשר. אם אותו שם חוזר ללא קישור, ערוך את ה-Aliases של הספק בעמוד Vendors כך שהעלאות עתידיות יותאמו אוטומטית.
מוכנים לראות את זה בפעולה?
גלו את InvoLoops Insights